Wann muss ich eine Anleitung erstellen?
In dem Prozess „von der Idee bis zum Markt“ spielt die technische Dokumentation eine zentrale Rolle. In diesem Prozess muss der Hersteller zuerst das Produkt definieren. So ist der beabsichtigte Nutzungszweck festzulegen, und auch die Gefahren müssen dargestellt werden. Informieren Sie sich über die Richtlinien, die für das Produkt gelten. Wenn es sich um ein neues Produkt oder um eine Modifizierung oder Anpassung eines bestehenden Produkts handelt und wenn es Richtlinien gibt, die für Ihr Produkt gelten, sind Sie verpflichtet, eine CE-Kennzeichnung anzubringen. Bestimmen Sie anschließend, ob für Ihr Produkt auch weitere Prüfungen vorgeschrieben sind. In solchen Fragen können Sie sich sich an eine Prüfstelle wenden.
Beschreiben Sie anschließend die Sicherheitsaspekte des Produkts in Ihren Angeboten und Kaufverträgen. Bestimmen Sie die Produktspezifikationen sowie die angewandten Normen und verwahren Sie diese in einer so genannten Technischen Konstruktionsakte. Danach kann das Produkt 'verkaufsreif' gemacht werden: Es kann entwickelt und zusammengebaut und/oder Komponenten können extern zugekauft werden. Sammeln Sie alle Zeichnungen, Berechnungen und Skizzen, die für die Konstruktion und/oder Sicherheit des Produkts von Bedeutung sind. Fügen Sie auch diese zur Technischen Konstruktionsakte hinzu. Kontrollieren Sie, ob alle zugekauften Komponenten mit Unterlagen und Erklärungen versehen sind. Sammeln Sie die Erklärungen, Messprotokolle, Anweisungen und Spezifikationen der Komponenten und heften Sie diese in der Technischen Konstruktionsakte ab. Prüfen Sie das Produkt anhand der grundlegenden Anforderungen und Normen. Ziehen Sie in solchen Fragen die Prüfstelle hinzu, wenn dies vorgeschrieben oder sinnvoll ist. Sammeln Sie alle Informationen zu präventiven Maßnahmen und fordern Sie ggf. den Gutachten von der zuständigen Stelle an. Bewahren Sie alle Testergebnisse, Messprotokolle und Kontrolllisten auf und heften Sie auch diese in der Technischen Konstruktionsakte ab. An dieser Stelle können die Abfassung und die Übersetzung der Anleitung veranlasst werden. In der Praxis sehen wir häufig, dass damit bereits früher begonnen wird – meistens, um die Produkteinführungszeit zu verkürzen. Der nächste Schritt besteht in der Erstellung der EG-Übereinstimmungsbescheinigung. Andere Bezeichnungen dafür sind EU-Übereinstimmungserklärung, Konformitätserklärung oder CE-Erklärung. Legen Sie eine Kopie sowohl der Anleitung als auch der EG-Erklärung in die Technische Konstruktionsakte. Damit ist die Technische Konstruktionsakte komplett und es sind fast alle Anforderungen an die technischen Unterlagen erfüllt, um das Produkt auf den Markt bringen zu können. Nun müssen Sie nur noch die CE-Kennzeichnung auf dem Produkt anbringen.
Was muss eine Anleitung beinhalten?
Selbstverständlich ist der Inhalt jeder Anleitung unterschiedlich. Das Ziel einer Anleitung hingegen ist meistens identisch, nämlich, dem Benutzer Anweisungen zum richtigen und sicheren Gebrauch des Produkts zu erteilen. Dies führt dazu, dass man in jeder Anleitung häufig Bestandteile oder Kapitel sieht, die sich wiederholen. In der deutschen Norm DIN 82079 Erstellen von Gebrauchsanleitungen werden diese Bestandteile aufgeführt. Diese Norm beschreibt, dass eine gute Anleitung mindestens folgenden Inhalt aufweisen muss:
- Technische Daten
- Vorsorgemaßnahmen und Sicherheitsanweisungen
- Beschreibung des Produkts; Zusammensetzung des Produkts
- Montage, Installation und Ingebrauchnahme
- Beschreibung der Bedienung, Art der Verwendung
- Wartung und Wartungsplan
- Außerbetriebsetzung
- Demontage, Abriss, Lagerung und Transport
- Störungen und Reparatur
- Umweltaspekte
- Entsorgung
Womit kann ich eine Anleitung erstellen?
Die Erstellung einer Anleitung ist grundsätzlich mit diversen Softwarelösungen möglich. Ihre unternehmerische Situation bestimmt, welche Software am besten geeignet ist. Mit einem Textverarbeitungsprogramm, wie z. B. Microsoft Word, ist es möglich, eine Anleitung auf einfache Weise zu erstellen. Für ein professionelleres „Look and Feel“ wird häufig Adobe InDesign verwendet. Damit können ebenfalls bestimmte Aspekte im Layout mithilfe von XML automatisiert werden. Auch Adobe FrameMaker kommt immer noch häufig zum Einsatz, insobesondere für komplexeres und umfangreicheres Dokumentationsmaterial. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit sog. Content-Management-Systemen (CMS) sowie mit Online-Editing-Software zu arbeiten. Eine solche Software ist insbesondere hilfreich bei der Erstellung komplexer Dokumente, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Auf dem Markt sind zwar Standard-Softwarelösungen erhältlich, doch häufig ist es ratsam, diese Software je nach den spezifischen Anforderungen und Wünschen zu erweitern oder eine gänzlich eigene Software zu entwickeln.
Wer kann eine Anleitung erstellen?
Eine Anleitung erstellen können Sie outsourcen oder selbst übernehmen. Diese Entscheidung richtet sich meistens nach den vorhandenen Kenntnissen in der Erstellung von Anleitungen sowie nach Faktoren wie der Komplexität des Produkts, den Risiken, der verfügbaren Zeit und natürlich dem verfügbaren Budget.
Ein Vorteil der selbstständigen Erstellung einer Anleitung liegt vor allen in den Kosten. Ihre Anleitung von INSTRKTIV erstellen zu lassen, bietet jedoch viele Vorteile. Die Vorteile der Outsourcings sind: Zeitersparnis, eine Sorge weniger, bessere Qualität, geklärte Haftungsfrage und ein Imagegewinn beim Kunden. Bitte bedenken Sie: Gute Anleitungen sind Profisache. Zwar gibt es keine spezielle Ausbildung für Autoren, jedoch werden spezifische Fachkenntnisse auf zahlreichen Fachgebieten verlangt, wie z. B. Grafik, Sprache, Industriedesign und Technik. Um zu gewährleisten, dass der Inhalt einer Betriebsanleitung das Hauptziel (die Gewährleistung der Sicherheit) erfüllt und um eine höhere Akzeptanz auf Seiten der Kunden zu erzielen, arbeiten wir mit Autoren, deren Berufsbezeichnung „Designer New Approach“ lautet. Hierbei handelt es sich um Industriedesignern, die über eine hohe Design- und Schreibkompetenz verfügen.
